Apa itu invoice? Invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Setiap bisnis harus melengkapi dokumen transaksinya, yang mana salah satu dokumen tersebut adalah invoice.
Sayangnya, tidak banyak pelaku bisnis yang melengkapi dokumen transaksinya dengan baik. Termasuk juga invoice yang tidak dipersiapkan dengan alasan tidak ada pelanggan yang meminta transaksi secara kredit.
Sumber: https://aberturasimples.com.br/empreender-em-bebedouro/
Padahal, pihak perusahaan tidak akan pernah tahu pelanggan menginginkan transaksi seperti apa kemudian hari. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan mempersiapkan invoice sebagai dokumen transaksi.
Sebelum mempersiapkan invoice, ada hal penting yang perlu diperhatikan. Hal penting yang perlu diperhatikan dalam invoice adalah sebagai berikut, yang akan dijelaskan pada sub bab berikutnya.
Apa itu Invoice? Definisi Invoice adalah
Invoice adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan sebagai pihak yang berperan sebagai penjual, kepada pembeli atau pelanggan. Selain itu, invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai alat penagihan penjual kepada pembeli atas transaksi yang sedang terjadi.
Di dalam invoice memuat informasi – informasi penting yang berkaitan dengan transaksi. Informasi penting di dalam invoice adalah identitas penjual dan pembeli, tanggal terjadinya transaksi, detail produk yang dibeli oleh pelanggan, harga tiap produk, total harga yang harus dibayarkan pembeli, cara pembayaran, nomor rekening, serta catatan khusus jika ada.
Invoice adalah dokumen penting baik bagi penjual maupun pembeli. Oleh karena itu, keberadaannya harus dibuat salinan, sehingga setiap pihak yang berkepentingan memegang tiap lembar invoice. Invoice dibuat sebanyak rangkap tiga, satu lembar untuk bagian penjualan, satu lembar untuk bagian keuangan perusahaan, dan satu lembar untuk pembeli.
Komponen di dalam Invoice adalah
Sumber: https://creativemarket.com/vandelay/73969-Simple-HTML-Invoice-Template
Invoice yang baik harus memuat komponen – komponen tertentu, supaya jelas dan dapat dimengerti oleh pihak penjual maupun pembeli. Komponen yang ada di dalam invoice adalah sebagai berikut:
- Nama penjual yang berada di bagian atas lembar invoice.
- Nama pembeli yang berada di bagian atas lembar invoice.
- Nomor order.
- Nomor invoice.
- Detail produk yang dibeli oleh pelanggan.
- Harga setiap produk.
- Diskon jika ada.
- Biaya pengiriman jika ada.
- Pajak jika ada.
- Total harga yang harus dibayarkan.
- Nomor rekening jika pembayaran dilakukan melalui rekening.
- Termin waktu pembayaran.
Setiap perusahaan memiliki template dan informasi yang berbeda – beda. Hal ini tidak menjadi masalah, karena yang terpenting semua komponen tersebut tercantum dalam invoice. Selain itu, invoice juga dibuat secara sederhana sehingga memudahkan penjual dan pembeli untuk memahami isi dari invoice. Sehingga di kemudian hari tidak terjadi kesalah pahaman karena ketidak jelasan invoice.
Hal Penting yang Harus Tercantum dalam Invoice
Dalam membuat invoice, ada hal – hal penting yang harus dicantumkan sehingga invoice dapat efektif dan informatif. Hal – hal yang harus tercantum di dalam invoice adalah sebagai berikut:
- Invoice dibuat ketika barang yang dikirim sesuai dengan pesanan pelanggan.
- Telah disepakati perjanjian antara penjual dan pembeli mengenai cara pembayaran.
- Ketika invoice sudah dibuat, maka bagian keuangan harus segera mencatatnya dalam catatan piutang.
- Nomor cetak invoice harus diperhatikan dengan baik, supaya tidak terjadi nomor ganda yang mana dapat merugikan perusahaan.
- Invoice harus dibuat berdasarkan data yang telah disepakati antara penjual dengan pembeli.
Demikian penjelasan mengenai invoice dan hal penting yang harus diperhatikan dalam pembuatan invoice.